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Gli addetti alle pulizie in azienda e la privacy: esiste un problema?

June 4, 2019

 

 

Nella sua newsletter settimanale, Federprivacy oggi ci mette di fronte ad una questione spinosa: "Forse finora non ci avevate mai pensato, ma qualcuno di cui non sospettate potrebbe avere messo gli occhi su informazioni che sono molto importanti per la vostra attività per poi utilizzarle in modo scriteriato o addirittura fraudolento".

Molte volte ho sollevato il problema delle imprese di pulizie, sia ai miei clienti che esercitano tale attività, sia ad altri clienti che invece di questi servizi si avvalgono.

A prescindere da aspetti patologici del rapporto fra aziende (accessi fraudolenti e azioni dolose), è opportuno cogliere alcuni suggerimenti pratici.

 

"Gli occhi indiscreti potrebbero infatti essere semplicemente quelli del personale delle pulizie che è venuto a contatto con dati a cui non sarebbe stato autorizzato ad accedere e tantomeno ad utilizzare indebitamente".

La stagionalità del personale delle pulizie, nonché alcune precipue caratteristiche dell'attività, espongono i titolari del trattamento a rischi particolari, non solo quelli di lettura e diffusione dei dati, ma anche e più frequentemente quelli di distruzione o danneggiamento dei documenti.

 

Bisogna maturare immediatamente la consapevolezza sul rischio specifico correlato a questa tipologia di impresa, misure di sicurezza da adottare sono, ad esempio:

- impostare un salvaschermo nel PC che si attiva poco dopo che ci si è allontanati dalla postazione,

- usare dei distruggi documenti che tritano i fogli piuttosto che gettare i documenti accartocciati nel cestino,

- evitare di lasciare sulla scrivania documenti contenenti dati personali ed altre informazioni riservate al di fuori dell’orario d’ufficio, riponendoli in cassetti ed armadi chiusi a chiave,

- dal lato impresa, fornire precise istruzioni e norme di comportamento al personale.

 

"A livello organizzativo, è invece raccomandabile non scegliere l’impresa di pulizie solo in base al preventivo più basso, ma valutarne oculatamente l’affidabilità, attingendo informazioni in rete e facendo visure sulla società e sui suoi esponenti, chiedendo poi la lista degli addetti che dovranno prestare servizio presso la vostra azienda esigendo che la rotazione del personale sia ridotta al minimo, e che questo sia sempre identificabile da un badge di riconoscimento".

 

Inoltre, è sempre opportuno far sottoscrivere all'impresa di pulizie un documento con il quale essa si impegni a mantenere riservata ogni informazione di cui possa eventualmente venire a conoscenza nel fornire i propri servizi: in questo, un valido accordo di riservatezza può giocare un ruolo determinante.

 

Queste osservazioni, soprattutto nel periodo in cui il Garante ha intensificato la propria attività di controllo, di concerto con la Guardia di Finanza, dovrebbero far riflettere sul ruolo proattivo dell'impresa nell'ambito della protezione dei dati personali.

Pertanto, non solo adempimento, ma cambiamento di visione!

 

 

 

 

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